Chúng tôi vừa đóng cửa công ty startup của mình. Trong bài viết trước đó có tiêu đề là “Người đồng sáng lập của tôi nói dù rất yêu công việc ở startup của chúng tôi nhưng chúng tôi sẽ đóng cửa nó sớm nhất”. Trong bài viết đó tôi đã nói rõ chúng tôi đã đưa ra quyết định đóng cửa trong vòng 36 giờ. Hôm nay, tôi sẽ giới thiệu 36 giờ kế tiếp - khoảng thời gian mà chúng ta sử dụng để đóng cửa công ty của mình.
Công ty chúng tôi mỗi tháng đốt $100.000, trung bình mỗi ngày hoạt động hết $5.000. Vì vậy, để bảo toàn vốn đầu tư còn lại, chúng tôi đã quyết định đóng cửa công ty một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với công ty này, rõ ràng là chúng tôi đã học được rất nhiều thứ. Tất nhiên có những thứ, chúng tôi học được quá ít và quá muộn.
Vào thời điểm đóng cửa công ty, tôi đã ghi lại hết những gì đã học được. Đây là bản nguyên gốc mà đã tôi đã chia sẻ với cộng đồng sáng lập K9 VeChẳngs vào mùa thu năm ngoái.
Chẳng ai có thể nói cho bạn biết khi nào nên đóng cửa công ty mà bạn mới dựng lên và tôi cũng hi vọng rằng bạn không bao giờ phải làm điều đó. Tuy nhiên, nếu bạn đã đưa ra quyết định đóng cửa, những bí quyết này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và những điều khó chịu nữa.
Lưu ý: Bài viết này dành cho trường hợp bạn sa thải một đội ngũ làm việc trung thành, chăm chỉ. Bạn đã tự tay chọn từng thành viên, bồi dưỡng một đội ngũ làm việc với năng suất cao. Họ bị sa thải không phải bất cứ nguyên nhân nào từ phía họ gì hay năng suất lao động kém mà chỉ vì việc kinh doanh không khá hơn được.
Từ bỏ
Tôi không phải là một luật sư/cố vấn thuế. Hãy tự mình tìm hiểu, hãy tự mình chịu mọi rủi ro.
Nhà đầu tư
Hãy gọi cho từng nhà đầu tư (nếu bạn không muốn trả thêm 51 tấm séc trị giá $5.000 nữa). Dù không phải lúc nào cũng làm được việc này nhưng tốt nhất là hãy gọi cho họ trước khi thông báo các nhân viên của bạn về quyết định đóng cửa.
Nói chuyện với các nhà đầu tư là một chủ đề nhạy cảm, vì vậy sau đây là một vài lời khuyên dành cho bạn :
Điều quan trọng nhất là – hãy thừa nhận.
Dành thời gian để trả lời những câu hỏi của họ (đôi khi câu hỏi sẽ lặp lại).
Hãy thẳng thắn, trung thực và minh bạch. Đừng giữ lại bất cứ điều gì.
Phải có câu trả lời khi họ hỏi “Rồi sao nữa?” dù chỉ là trả lời “Tôi cần thêm thời gian.”
Hãy theo dõi bằng một email nhằm tóm tắt những gì mà bạn đã nói chuyện với họ.
Trong những tuần sau khi đóng cửa, mỗi tuần hãy gửi báo cáo đến các nhà đầu tư. Bao gồm các thông tin chi tiết về tình hình tiền mặt, khách hàng, pháp lý, vốn cổ phần, những mối quan tâm và các bước tiếp theo. Nhà đầu tư của bạn sẽ đánh giá cao những email này.
Hãy giữ một danh sách mỗi dịch vụ mà đội ngũ làm việc của bạn đang sử dụng
Gmail, MailChimp, AWS, Balsamiq, Jira, iTunes Connect/Google Play, Slack, Testflight, Mixpanel, Adobe, WordPress, AdWords, QuickBooks, Gusto, eShares, chìa khóa văn phòng, laptop, iPad, kế hoạch dữ liệu AT & T, Dropbox/Box/mạng xã hội/thẻ tín dụng, danh sách các địa chỉ email, trang quản lý tại chỗ và cơ sở dữ liệu…
Mọi thứ!
Hãy quen với việc cập nhật danh sách mỗi khi có người đăng ký một dịch vụ mới. Dù nhỏ hay lớn, thực tế hay kỹ thuật số. Bạn sẽ không bao giờ biết được khi nào đột nhiên bạn cần đến một danh sách đầy đủ .
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm y tế là một lợi ích quan trọng mà nhân viên và gia đình của họ cần đến. Hãy nghiên cứu, tìm hiểu mối quan hệ mật thiết của những hành động sắp tới. Hãy nói chuyện với đại lý của bạn .
- Bảo hiểm y tế dành cho nhân viên (COBRA) chỉ tồn tại khi công ty giữ bảo hiểm nhóm ban đầu. Bạn cần ít nhất một nhân viên không phải là chủ sở hữu công ty hoặc 2 chủ sở hữu nhằm duy trì chính sách.
- Nếu bạn hủy bỏ bảo hiểm nhóm của công ty thì bảo hiểm COBRA sẽ không tồn tại.
- Có 2 loại COBRA: Cobra Liên bang và Cobra California. Các công ty dưới 20 nhân viên thuộc nhóm COBRA California. Họ tính phí bảo hiểm 110% trong khi COBRA Liên bang chỉ tính 102%. Đây là một thông tin quan trọng mà nhân viên của bạn cần được biết khi họ có những kế hoạch mua sắm mới.
- Khi bảo hiểm dành cho nhân viên hết hạn, COBRA California sẽ gửi giấy tờ đến từng nhân viên. Nhân viên không cần phải làm gì cả.
- Đây là thông tin liên hệ của COBRA California: 800-977-2207, sau đó bấm số 3 rồi bấm số 4.
- Đóng cửa công ty là một thời điểm bận rộn. Hãy phát bảo hiểm y tế cho nhân viên của bạn và cung cấp thông tin về COBRA bằng văn bản cho họ.
Bạn có thể có một loại bảo hiểm khác là Bồi thường Tai nạn Lao động. Phí bảo hiểm Bồi thường Tai nạn Lao động tỷ lệ thuận với số lượng nhân viên và mức lương của họ. Bạn cần phải điều chỉnh điều này . Nếu bạn không còn nhân viên nào nữa, hãy cân nhắc hủy bỏ khoản tiền này.
Trợ cấp thôi việc
Nếu bạn đóng cửa công ty trước khi bạn hết tiền, hãy nghĩ đến việc trả tiền trợ cấp thôi việc cho nhân viên. Trả tiền trợ cấp thôi việc bằng tiền của nhà đầu tư là một dạng tiền phạt và bạn cần phải cân nhắc điều này.
Dưới đây là một vài thứ mà bạn cần phải cân nhắc:
Trợ cấp thôi việc thường được miêu tả xét về các tuần lương. Tuy nhiên, tiền lương mới đóng vai trò quan trọng! Nhất là đối với một công ty khởi nghiệp, ban đầu nhân viên thường được trả tiền lương theo phân khúc thị trường. Hãy nhìn vào số tiền.
Khoảng thời gian làm việc.
Có thể bạn đưa ra chính sách nghỉ phép không giới hạn. Điều này sẽ gây bất lợi đáng kể cho người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng - không được thanh toán cho những ngày nghỉ chưa sử dụng đến. Giờ đây một nhân viên hoãn ‘nghỉ phép không giới hạn’ tới một năm bắt đầu gặp rắc rối. Tuy nhiên, nếu bạn đưa ra chính sách nghỉ phép rõ ràng thì bạn phải trả tiền lương cho những ngày nghỉ tích lũy và chưa sử dụng đến của nhân viên.
Vốn cổ phần
Rõ ràng là chúng tôi đã dùng eShares và xử lý cái này giống như một cơn gió.
Nhưng đừng đánh giá thấp sự phức tạp của vấn đề này. Phần lớn mọi người đều không hiểu được những điều cơ bản giống nhau. Hãy tìm hiểu và chuẩn bị mọi thứ bằng văn bản.
Quyền chọn của nhân viên
- Không đảm bảo: Hãy hủy bỏ hoặc đẩy nhanh các quyền chọn chưa được đảm bảo.
- Có đảm bảo: Giải thích hạn chót 90 ngày để thực hiện, đánh giá 409a hiện tại và những ảnh hưởng tiềm ẩn về thuế . Tường tận hơn thì bạn nên đổi từ ISO sang NSO để hủy bỏ thời hạn 90 ngày.
Cổ phiếu hạn chế của nhân viên
- Không đảm bảo: Hãy mua lại hoặc cứ để họ giữ cổ phiếu không đảm bảo.
- Đảm bảo: Cứ chờ họ mang cổ phiếu đi.
Tổng quan:
- Nhắc nhở nhân viên về mốc thời gian và lịch trình bàn giao các hợp đồng vf giấy tờ liên quan.
- Nhắc họ nhớ rằng bạn không phải là nhà tư vấn thuế và họ nên nói chuyện với một nhà tư vấn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
- Hãy lường trước tương lai của công ty dù chính bạn cũng không rõ thế nào.
- Nếu bạn định mua lại vốn cổ phần đã giao, hãy chắc chắn họ hiểu được rằng đây hoàn toàn là lựa chọn của họ. Nếu bạn đạt được thỏa thuận mua lại vốn cổ phần đã giao mà không cần sự đồng ý của nhân viên thì hãy gọi cho tôi. Tôi muốn biết lý do tại sao.
- Cổ phiếu được mua lại/quyền chọn bị hủy bỏ sẽ quay về danh mục quyền chọn của bạn nếu như bạn thiết kế nó ngay từ ban đầu. Còn nếu không nó sẽ biến mất khỏi danh mục và trở thành sở hữu của nhiều người khác nhau.
- Bạn có thể liên hệ eShares để được hỗ trợ tại 650-669-8381 hoặc [email protected].
- Hãy tham khảo ý kiến của luật sư.
Bảng lương
Rõ ràng, Gusto đã làm tốt việc quản lý bảng lương của chúng ta.
Giao diện Gusto rất dễ điều hướng. Nếu không chắc lắm, hãy gọi cho họ để được hỗ trợ.
- Nút “Cho nhân viên thôi việc’ màu đỏ nằm trên mỗi trang thông tin của từng nhân viên. Ngay lập tức Gusto sẽ xử lý bảng lương cuối cùng mà không tính trợ cấp thôi việc.
- Chạy một bảng lương điều chỉnh dành cho tiền chi trợ cấp thôi việc. Tùy chọn hiệu chỉnh bảng lương có sẵn trên trang thông tin của từng nhân viên ngay cả khi họ đã thôi việc.
- Hãy chỉnh ngày đến ngày hôm nay, chọn ‘trả bằng séc’. Bạn không được phép gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của người không phải nhân viên công ty.
- Nhập số tiền vào “Gross Correction”. Ví dụ, 2 tuần tổng số tiền trợ cấp thôi việc đối với mức lương $100.000: $100.000 / 52 * 2 = $3846,15.
- Gusto sẽ chạy bảng lương. Nó sẽ cho bạn biết tiền thuế được khấu trừ từ ngân hàng của công ty và số tiền thực để viết séc.
- Nhân viên có thể từ chối việc ký thỏa thuận chia tách, bằng cách đó bạn phải bồi thường tiền trợ cấp thôi việc cho họ. Bạn có thể hủy bảng lương điều chỉnh sau đó cũng được.
- Lặp lại quy trình này đối với những khoản tiền hoa hồng chưa thanh toán .
- Bạn có thể liên hệ Gusto để được hỗ trợ tại (800) 936-0383 hoặc [email protected].
Thất nghiệp
Nghiên cứu thông tin liên quan đến EDD phụ thuộc vào vị trí văn phòng của bạn và mã zip của nhân viên. Bạn có thể tìm thấy thông tin của chúng tôi trong ghi chú dưới đây.
Một khi một nhân viên đăng ký EDD, bạn sẽ nhận được một thư xác nhận. Bạn có thể không thừa nhận đơn đăng ký này. Nếu không thừa nhận , bạn sẽ nhận được một lá thư khác về những lợi ích đã được chấp nhận. Không cần phải làm gì cả.
Bạn có thể nhận được một thư yêu cầu xác nhận mức thu nhập của người lao động. Để tránh sự trì hoãn không cần thiết trong các lợi ích được thụ hưởng, hãy dùng faxZERO để trả lời một cách kịp thời.
T-1
Một ngày trước khi bạn sa thải mọi người sẽ là ngày bận rộn nhất trong lịch sử. Bạn cần rất nhiều sự thận trọng cần thiết và chuẩn bị. Xác suất xảy ra sai sót là rất lớn. Hãy lên kế hoạch cho một ngày làm việc từ 12-16 giờ.
Thông Điệp
Hãy chuẩn bị sẵn thông điệp sẽ gửi đến các nhân viên của bạn.
Đừng tùy cơ ứng biến.
Hãy nói to và rõ ràng rằng đó không phải là lỗi của họ mà do doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Bạn biết họ đã làm việc chăm chỉ, bạn trân trọng và các nhà đầu tư cũng vậy.
Hãy cám ơn họ.
Mua một máy in
Mua thêm một lọ mực, giấy và kẹp giấy. Bạn sẽ in khoảng 30 trang cho mỗi nhân viên. Bạn sẽ phạm lỗi và cần phải in lại. Hôm nay Kinko sẽ không cắt tài liệu.
Tôi tin rằng trong tình huống nàymột tập tài liệu tốt hơn một email đính kèm file PDF
- Đối với mỗi nhân viên:
- Quyết toán tiền lương cuối cùng, trợ cấp thôi việc, tiền hoa hồng và chi phí. Cắt giảm séc.
- In 2 bản sao thỏa thuận thôi việc, ký và ghi ngày trên cả 2 bản.
- In một thư cá nhân đã ghi tên. Ký và đề ngày tháng.
- In bản thỏa thuận Thông tin Bảo mật và Chuyển nhượng Thông tin đã được ký kết (CIIA). Lẽ ra mọi người nên ký tên vào bản thỏa thuận này ngay từ đầu mới phải. Việc này giống như lời nhắc nhở về tính bảo mật thậm chí sau khi đã gia nhập công ty.
- In các thông tin và tài liệu liên quan đến vốn cổ phần. Nếu mua lại, hãy cắt giảm séc.
- In các thông tin chi tiết về tình trạng thất nghiệp có liên quan.
- In bản phác thảo các chi tiết liên quan đến bảo hiểm dành cho nhân viên (COBRA) bao gồm cả phí bảo hiểm.
- Email yêu cầu báo cáo chi phí phải trả cho nhân viên.
- Lên lịch trình cho một cuộc họp 30 phút. Cho phép đặt một tấm nệm trong trường hợp bạn chạy đi chạy lại và giúp nhân viên tránh va vào nhau khi ra vào.
- Chuẩn bị cho ngày mai
- Giấy tờ được sắp xếp theo tên cùng với các tấm séc được đính kèm theo từng bộ.
- Sổ séc (có thể bạn sẽ cần đến các tấm séc để chi trả phí tổn vào phút chót).
- Danh sách kiểm tra của mỗi nhân viên dành riêng cho bạn.
- Phối hợp với những người đồng sáng lập để thống nhất rằng ai sẽ làm việc gì vào ngày mai.
- Redbull (x2).
- Kiểm tra mọi thứ 3 lần: giấy tờ, tên, ngày tháng và các khoản tiền.
Vào ngày đó
Tại thời điểm mà mọi người bị mất việc, tâm trí của họ sẽ trở nên quay cuồng. Mỗi người sẽ có một phản ứng khác nhau, đôi khi sẽ rất nhạy cảm. Bạn phải tạo một môi trường an toàn để xử lý vấn đề.
- Hãy bắt đầu bằng thông điệp của mình, rõ ràng và chắc chắn . Hãy thừa nhận nó.
- Xử lý phản ứng của họ. Đừng vội vàng. Hãy nhìn vào mắt họ. Hãy chuẩn bị khăn giấy và một ly nước.
- Tạm ngưng một lúc, trả lời bất cứ câu hỏi nào mà họ đặt ra trước khi tiếp tục.
- Trả lương cuối cùng, các khoản chi phí, tiền hoa hồng và séc cho họ.
- Giải thích gói trợ cấp thôi việc (bằng tiền và lợi ích).
- Đưa cho họ 2 bản sao của thỏa thuận nghỉ việc (bạn đã ký trước). Hãy giải thích rằng họ cần phải đọc, đồng ý và ký tên vào để nhận tiền trợ cấp thôi việc. Thật là phi đạo đức nếu cứ hy vọng ai đó sẽ ký một văn bản pháp luật gồm 5 trang giấy ngay tại chỗ, nhất là vào thời điểm căng thẳng hiện tại. Hãy cho họ thời gian để đọc (hãy rời khỏi phòng nếu bạn cần) hay để họ đem về nhà (có ngày hạn chót). Cứ giữ tấm séc chi trả trợ cấp thôi việc cho đến khi bạn nhận được một bản sao đã ký tên vào. Có những quy định đặc biệt dành cho nhân viên trên 40 tuổi.
- Hãy tham khảo ý kiến của luật sư.
- Giải thích chi tiết về bảo hiểm COBRA và phí bảo hiểm.
- Cung cấp thông tin chi tiết về đơn xin nhận tiền trợ cấp thất nghiệp.
- Giải thích những thay đổi trong vốn cổ phần.
- Đưa cho họ một bản sao của CIIA.
- Thu thập thiết bị của họ. Hãy chuẩn bị xử lý những trường hợp ngoại lệ. Chẳng hạn như “Tôi không mang theo iPad”, “Tôi cần sao chép các tập tin của mình” hay “Tôi mua lại laptop/iPad của công ty được không?”
- Hãy nhắc lại rằng đó không phải là lỗi của họ và họ không bị sa thải.
- Hãy cảm ơn họ !
- Đề nghị giúp họ tìm việc mới. Gợi ý các công ty phù hợp từ danh mục đầu tư của bạn.
- Đề nghị giới thiệu họ trên LinkedIn.
- Hãy nhắc lại rằng tấm séc có hiệu lực và họ cần phải đặt cọc bằng séc.
Hãy cân nhắc người đồng sáng lập cùng tham gia với bạn. Cụ thể hơn, tôi đã đối mặt với 2 trường hợp: trường hợp thứ nhất là một mình tôi với một vài nhân viên, trường hợp thứ hai là tôi cùng người đồng sáng lập và những người khác.
Có những ưu điểm và khuyết điểm. Có một người đồng sáng lập khác trong phòng cho thấy sự đoàn kết xung quanh quyết định này, bằng cách đó củng cố thông điệp của bạn. Tuy nhiên, nó thay đổi động lực của cuộc họp vì cuộc họp này không còn 1:1 nữa. Một vài nhân viên có thể không thoải mái khi thể hiện mối quan tâm của mình với người khác trong phòng.
Những người khác
- Theo dõi từng nhân viên bằng một email cá nhân.
- Giới thiệu cho từng nhân viên một trang LinkedIn hữu ích.
- Nhân viên của bạn chắc chắn đã dùng email công việc để đăng ký eShares và Gusto. Hãy giúp họ thay đổi điều đó .
- Sau khi nói chuyện với các nhà đầu tư và nhân viên, công việc vẫn chưa kết thúc. Tiếp theo trong danh sách là những khách hàng, nhà thầu, cố vấn và đối tác của công ty. Thông báo cho họ một cách kịp thời. Đừng để bất cứ ai nghe tin tức này qua tin đồn.
- Tham khảo ý kiến của luật sư. Hãy minh bạch: Họ đứng về phía bạn. Nếu thời gian cho phép, hãy nghiên cứu trước khi gọi. Điều này sẽ giúp cuộc đàm thoại trở nên hiệu quả hơn và ít tốn kém hơn. Sau đây là một cuộc đàm thoại lý tưởng: “Chào luật sư. Tình hình là thế này. Tôi nghiên cứu thấy có 2 cách để tiến hành. Tôi nghĩ cách B tốt hơn khi xét đến vấn đề X.” Luật sư sẽ xác nhận phân tích của bạn và cung cấp thêm bằng chứng để khẳng định kết luận của bạn hoặc cho bạn một lời khuyên tốt hơn.
- Bạn cần phải nộp đơn chấm dứt hợp đồng lên Bộ trưởng Ngoại giao California và Delaware. Sau đó nộp bản khai báo lợi tức lên liên bang, CA và DE. Luật sư và cố vấn thuế sẽ giúp bạn. Không cần phải vội vã.
- Đây là kênh thông tin EDD của chúng tôi: Đăng ký trực tuyến: https://eapply4ui.edd.ca.gov. Đăng ký bằng điện thoại: 8h sáng - trưa, 800-300-5616. Địa chỉ gửi thư: EDD, P.O. Box 12906, Oakland, CA 94.604-2.906. Fax: 866-215-9159. Hãy cung cấp thêm địa chỉ công ty của bạn vì đây là điều cần thiết để đăng ký EDD.
- Có thể nhân viên của bạn không hiểu được rằng bạn cũng đang bị mất việc. Hãy chia sẻ gánh nặng, nói chuyện với những người đồng sáng lập, nói chuyện với người có tầm quan trọng với bạn. Bạn nên giữ đầu óc tỉnh táo trong khoảng thời gian điên rồ này.
- Liên quan đến một người không có mối quan hệ ràng buộc với công ty về mặt tình cảm. Thật may mắn là lúc đó tôi có Pamela Day bên cạnh, cô ấy đã tạo một sự khác biệt rất lớn.
- Tôi cảm thấy may mắn vì có mộtnhà đầu tư là Manu Kumar đến từ K9 Ventures. Khi mọi chuyện diễn ra tốt đẹp, cuộc họp với các nhà đầu tư không cần phải vắt óc suy nghĩ quá nhiều. Mọi người đều cảm thấy vui mừng khi thấy các khoản đầu tư đang phát triển dù chỉ là trên giấy tờ. Tuy nhiên, khi mọi thứ bắt đầu đi xuống, các nhà đầu tư của bạn đại diện cho LP đang được thử nghiệm. Sự hỗ trợ của Manu đối với tôi và công ty rất hoàn hảo trong suốt quá trình. Hãy lựa chọn người đầu tư của bạn một cách khôn ngoan.
- - - -
Với số tiền còn lại, chúng tôi đã xây dựng Bugsee - một công cụ gỡ lỗi cho các nhà phát triển. Hãy xem qua video giải thích của chúng tôi dành cho iOS và Web, hoặc Demo. Bugsee cũng có mặt trên Facebook và Twitter.
Bài viết này được công bố lần đầu trên MAQTOOB.
